La respuesta corta
Si un programa comercial hace lo que necesita y la licencia le cuadra, cómprelo. Es más rápido y más barato al principio. El software a la medida conviene cuando su forma de trabajar es justamente lo que lo diferencia de la competencia, cuando paga por un sistema del que usa una pequeña parte, o cuando sus programas no se hablan entre ellos y su gente pasa el día copiando datos de uno a otro.
Y hay un camino del medio que suele ser el mejor: comprar lo que es igual para todos y construir a la medida solo lo que es propio de su empresa.
Frente a frente
| Software comprado (comercial) | Software a la medida | |
|---|---|---|
| Costo al empezar | Bajo: una suscripción | Alto: se paga el desarrollo |
| Costo mes a mes | Licencias, casi siempre por usuario | Alojamiento y soporte, sin licencias por usuario |
| Tiempo para empezar a usarlo | Días | Semanas o meses |
| Se ajusta a su proceso | Usted se ajusta al programa | El programa se ajusta a usted |
| Lo que no usa | Lo paga igual | No se construye ni se cobra |
| Dueño del código | El proveedor | Su empresa, si así queda en el contrato |
| Si el proveedor sube precios o cierra | Queda en sus manos | El sistema sigue siendo suyo |
| Actualizaciones | Las hace el proveedor, cuando él decide | Se hacen cuando usted las necesita, y se pagan |
Cuándo comprar
- Cuando el proceso es igual en todas las empresas. Contabilidad, nómina y facturación electrónica son ejemplos claros: las reglas las pone la ley y la DIAN las cambia seguido. Para facturar electrónicamente, la DIAN tiene una solución gratuita y hay proveedores tecnológicos autorizados; no tiene sentido programar eso desde cero.
- Cuando lo necesita ya y no puede esperar semanas.
- Cuando su operación es pequeña y el programa comercial le sobra, pero cuesta poco.
- Cuando existe un programa conocido en su sector que hace el 90% de lo que necesita.
Cuándo hacerlo a la medida
Si se reconoce en alguna de estas, vale la pena por lo menos hacer las cuentas:
- Lleva la operación en hojas de cálculo que solo entiende una persona. Si esa persona se va o se enferma, el negocio se frena.
- Paga licencias por muchos usuarios de un sistema del que usa una quinta parte.
- Sus programas no se hablan: los pedidos entran por WhatsApp, se pasan a mano a una hoja, luego al inventario y luego a la facturación.
- Cada reporte cuesta medio día de copiar, pegar y revisar.
- Su forma de trabajar es su ventaja, y ningún programa comercial la refleja sin obligarlo a cambiarla.
El camino del medio
Muchas empresas no tienen que escoger. Compran lo estándar (la contabilidad, la facturación electrónica, el correo) y construyen a la medida solo la parte que es suya: el tablero que reúne todo, el proceso de producción, el seguimiento de pedidos o el portal para sus clientes. Lo a la medida se conecta con lo comprado, de modo que los datos pasan solos de un lado al otro.
Así paga desarrollo solo donde le da ventaja y deja lo demás en manos de quien se especializa en eso.
Antes de contratar software a la medida, pregunte esto
- ¿El código y las cuentas quedan a nombre de mi empresa? Debe quedar por escrito. Si no, depende para siempre de quien lo hizo.
- ¿Va documentado? Para que otro programador pueda continuarlo si algún día hace falta.
- ¿Me lo entregan por partes que ya funcionan? Ver avance real cada semana es la mejor protección contra los proyectos que nunca terminan.
- ¿El precio es cerrado? Y qué pasa con los cambios que pida después.
- ¿Quién lo aloja y cuánto cuesta mantenerlo cada mes una vez terminado?
- ¿Hay capacitación y manual? Un sistema que nadie sabe usar es un gasto, no una herramienta.
¿Cuánto cuesta un software a la medida?
Depende de lo que tenga que hacer: no cuesta lo mismo un tablero que reúne datos de dos programas que una plataforma con usuarios, permisos, pagos y aplicación para celular. Por eso, más que una cifra de internet, sirve un diagnóstico: alguien revisa cómo trabaja hoy y le dice qué construiría, en qué orden, cuánto cuesta y cuánto se demora.
En Ogenoz ese diagnóstico es gratis y se lo entregamos por escrito, con precio cerrado. Si un programa que ya existe le sirve, también se lo decimos. Puede ver cómo trabajamos en software a la medida.